Retningslinjer for personvern

Nedenfor finner du våre Retningslinjer for personvern som beskriver hvordan Plenum samler inn data om deg og din virksomhet, hvorfor og hva den blir brukt til.

Hvem er Plenum?

Plenum er et uavhengig nordnorsk design- og kompetansebyrå som ble etablert i 2020 for å øke innovasjonsevnen til folk, virksomheter og samfunn. Vi er blitt kjent for vår menneskeorientert tilnærming til innovasjon. Vi har kontor i Tromsø, men jobber over hele landet.

Ansvarlig

Når vi behandler dine personopplysninger for egne formål og behov, er det Plenum som behandlingsansvarlig. Ved gjennomføring av prosjekt kan Plenum være felles dataansvarlig med kunden som bestiller prosjektet eller databehandler. Se under avsnittet prosjekt for mer informasjon.

Hvordan behandler vi personopplysninger og hvorfor?

Plenum behandler personopplysningene dine for å oppfylle rettslige forpliktelser og avtaleforpliktelser, gi deg tilbud, råd og tjenester og teste og utvikle nye produkter og tjenester.

Personopplysninger gitt til oss direkte av deg

Vi behandler personopplysninger som navn, e-post og telefonnummer til potensielle kunder, for å følge opp og etablere nye forretningsforbindelser. Dette gjøres som følge av vår kommersielle interesser og som forberedelse for å inngå nye kontrakter.
Vi behandler personopplysninger til eksisterende kunder, som for eksempel kontaktinformasjon til vår kontaktperson i selskapet, for å administrere kundeforholdet, utføre fakturering og svare på henvendelser. Dette gjøres for å oppfylle våre kontraktsmessige og juridiske forpliktelser.
Vi behandler også personopplysninger for å få i innsikt i bestemte emner. Disse innsiktene oppnås for eksempel ved å sende spørreskjema til en bestemt målgruppe eller intervjue personer. Personopplysningene og de nøyaktige behandlingsaktivitetene som skal utføres er avhengig av omfanget og type prosjekt. Vi er avhengig av samtykke fra personer for innsamling og behandling av disse dataene.
Vi behandle personopplysninger som CV, referanser og kontaktinformasjon dersom du har søkt på en jobb hos oss. Dette gjøres for å vurdere din kompetanse og imøtekomme våre forretningsbehov.

Personopplysninger som ikke samles inn direkte fra deg

Vi kan motta personopplysninger om deg indirekte dersom:

Vi har kontaktet organisasjonen du jobber i, og den gir oss din kontaktinformasjon. Dette gjøres for å innhente informasjon eller etablere et forhold til organisasjonen din.
Et selskap du er kunde av, medlem eller ansatt i gir oss kontaktinformasjon din slik at vi kan kontakte deg innenfor rammen av et prosjekt vi gjennomfører for dem eller for en tredjepart de har en avtale eller et forhold til. Disse selskapene, enhetene og organisasjonene er selv ansvarlige for å ha et gyldig lovlig grunnlag for å samle inn dine personopplysninger og gi oss din kontaktinformasjon.

Prosjekt

I våre prosjekt bruker vi mange forskjellige måter å samle inn data på som for eksempel intervju, observasjon, fokusgruppe eller workshop. Metodene har alle et fellestrekk og et felles mål – å finne ut mer om bestemte brukergrupper eller et spesifikke problem.

Personopplysninger som gis i intervju vil variere fra prosjekt til prosjekt og inneholde særlige kategorier av personopplysninger (sensitive personopplysninger) som etnisk opprinnelse, politisk oppfatning, religion, filosofisk overbevisning, helse med mere. Disse særlige kategorier av personopplysninger får ekstra beskyttelse i henhold til loven.
Når et prosjekt pågår, beskytter vi dine personlige data ved å pseudonymisere dem. Det vil si at vi behandler personopplysningene på en slik måte at de ikke lenger kan knyttes til en bestemt registrert uten bruk av tilleggsopplysninger. Når vi har samlet tilstrekkelig innsikt, samler vi svarene fra alle deltakerene, slik at ingen enkeltpersoner kan identifiseres av vår kunde. Når prosjektet er fullført, slettes materialet fra din deltakelse umiddelbart eller det blir anonymisert.
I noen prosjekt kan kundene våre bestemme formålet, omfanget og fokusgruppen. I disse tilfellene gir kunden oss din kontaktinformasjon og er fortsatt ansvarlig for lovligheten av formålet og det juridiske grunnlaget for behandlingen. Plenum er da databehandler. For mer informasjon om hvordan en kunden behandler dataene dine og hvordan du kan utøve dine rettigheter, vennligst kontakt kunden direkte, eller hvis du foretrekker det, kontakt oss som beskrevet nedenfor, og vi vil varsle.

I prosjekt hvor Plenum samarbeider med en kunde for å bestemme fokusgruppe og / eller finne deltakerne selv, er vi felles dataansvarlig med vår kunde. I disse tilfellene finner du informasjon i denne retningslinjen om hvordan personopplysningene dine behandles og hvordan du kan utøve rettigheter.

Hvem deler vi dine persondata med?

Vi kan dele dine personopplysninger med andre, for eksempel myndigheter, leverandører og forretningspartnere. Før vi deler slike opplysninger vil vi alltid sørge for at vi følger de aktuelle bestemmelsene om taushetsplikt som gjelder.Vi kan også dele anonyme opplysninger i forbindelse med samfunnsmessig og økonomisk forskning eller statistikk, der vi mener det er av offentlig interesse.
I tilfelle søksmål som involverer Plenum, kan det kreves at Plenum må oppgi personlig informasjon i henhold til en rettskjennelse eller andre lovbestemte krav.

Bruk av underleverandører

For å behandle data og utføre våre aktiviteter, er vi avhengig av at flere selskap lagrer og behandler personopplysninger på våre vegne. Disse selskapene blir referert til som “databehandlere”, og vårt forhold til dem er definert i en skriftlig databehandleravtale som angir behandlerens forpliktelser og begrensninger der de vil behandle personopplysninger.

Hvor lenge beholder vi dine personlige data?

Vi beholder opplysningene dine så lenge det er nødvendig for de formålene som opplysningene dine ble samlet inn og behandlet for, eller så lenge det kreves i henhold til lover og forskrifter. Dette betyr at vi beholder dine opplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle en avtale og i henhold til krav til oppbevaringstid i lover og forskrifter. Når vi oppbevarer opplysningene dine til andre formål enn de som gjelder for oppfyllelse av en avtale, beholder vi kun opplysningene hvis det er nødvendig og/eller pålagt i lover og forskrifter for det respektive formålet.

Kontaktinformasjon til partnere, leverandører og kunder

Vi beholder kontaktinformasjon til eventuelle ansatte, samarbeidspartnere, leverandører og kunder i 2 år etter at vårt kommersielle forhold opphører, med mindre medarbeideren sier opp ansettelsen før, og vi blir informert om å oppdatere dataene, eller vi må beholde dem lenger på grunn av rettslige skritt.

Innsikt prosjektdata

Vi anonymiserer eller sletter all informasjon om et prosjekt innen 30 dager etter at prosjektet er fullført.

Dine personvernrettigheter

Du har rett til å be oss om å bekrefte om vi behandler personopplysninger om deg. Du har også rett til å be oss om:

Retten til tilgang til dine personlige data
Retten til å oppdatere din personlige informasjon
Retten til å slette eller begrense behandlingen av dine personopplysninger under visse omstendigheter
Retten til å trekke tilbake et tilbake et samtykke du har gitt, når som helst
Retten til å be om at Plenum gir deg dine personopplysninger og, hvis det er mulig, sende denne informasjonen direkte til en annen datalagringsenhet når behandlingen er basert på samtykke eller kontrakt
Retten til å be om begrensning av ytterligere databehandling, i tilfelle det er tvist i forhold til nøyaktigheten eller behandlingen av dine personopplysninger
Retten til å motsette seg behandling av personopplysninger dersom databehandling er basert på legitim interesse og/eller direkte markedsføring

Du kan utøve rettighetene dine ved å kontakte oss på heidi@plenum.design Forespørsler blir vanligvis besvart innen 30 dager. For mer informasjon om dine rettigheter, besøk Norsk Datatilsynets nettsted

Klager

Dersom du har spørsmål, kontakt oss på heidi@plenum.design.
Det er Datatilsynet, https://www.datatilsynet.no/, som tilsynsmyndighet for behandling av personopplysninger av Plenum. Det er disse du må klage til dersom du er misfornøyd.